Privacy Policy Het Olde Tollus   

Het Olde Tollus hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Statement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het Olde Tollus houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy statement;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Indien wij verwerking/vergadering van bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk achten zullen wij u uitdrukkelijk om toestemming vragen;
• Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de verwerking van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hier op willen wijzen en deze respecteren.

Als Het Olde Tollus zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacy statement, of in algemene zin, vragen hebt hierover kunt u contact met ons opnemen via ledenadmin@hetoldetollus.nl.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Het Olde Tollus verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Ledenadministratie;
• Financiële administratie;
• Versturen van uitnodigingen, nieuwsbrieven, mails en/of berichten.

Voor de bovenstaande doelstellingen hebben wij van u de volgende gegevens of kunnen wij deze van u vragen:

• Voorletter(s);
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adresgegevens;
• Geboortedatum;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geslacht;
• IBAN en BICnr. (Bankrekeningnummer voor automatische incasso).

Foto’s en video’s

Bij activiteiten/evenementen kunnen foto’s worden gemaakt van de bezoekers. Deze foto’s zullen eventueel worden geplaatst op onze social media kanalen en onze website. Indien hier bezwaren tegen zijn kunt u zich bij ons melden via ledenadmin@hetoldetollus.nl.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Bewaartermijn

Het Olde Tollus bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Bij opzeggen van uw lidmaatschap van Het Olde Tollus verwijderen wij uw gegevens (na uiterlijk één jaar) uit onze systemen.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te bescherming tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• De personen die namens Het Olde Tollus kennis kunnen nemen van uw gegevens zijn, de voorzitter, de secretaris, de penningmeester en de persoon die binnen Het Olde Tollus door delegatie van de penningmeester is belast met de ledenadministratie.
• Alle personen die namens Het Olde Tollus kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Data lek

Bij een eventuele data lek, zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris daarvan een registratie bijhouden.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van alle persoonsgegevens die we van u hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze medewerkers. Ook heeft u het recht de door uw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen u vragen om u te identificeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. U kunt voor het stellen van vragen, doorgeven van wijzigingen en/of het opzeggen van het lidmaatschap bij ons terecht via ledenadmin@hetoldetollus.nl.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of uw gegevens willen rectificeren of verwijderen, dan vragen we u hierover met ons contact op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthouder autoriteit op het gebied van privacy.

Als u naar aanleiding van ons privacy statement nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op via ledenadmin@hetoldetollus.nl.

Tolkamer, september 2018